자율 좌석을 설정하는 법을 설명합니다. 알면 너무나 간단하지만, 모르면 복잡합니다. 자율 좌석 데스크 또는 회의실을 기준으로 Workspace Reservation 라이선스가 필요합니다. Workspace Reservation 라이선스가 필요한 사용자는 반드시 고객 어카운트에 사용자로 등록되어야 합니다.
자율 좌석 설정하기
1. 줌 자율 좌석 설정
관리자 설정 페이지에 접속한 후 왼쪽 내비게이션 바에서 "관리자 >> 작업 공간 관리 >> 작업 공간"을 선택합니다. 그리고, 오른쪽 창에서 "위치 추가 (Add Location)" 버튼을 클릭합니다.
회사의 건물 위치에 따라 적정한 레이아웃을 설정합니다. 예를 들어, 한국에 서울, 부산, 광주 및 대구에 회사 건물이 하나씩 있다면, 왼쪽의 위치 선택란에 '시', '건물'과 '층'만을 선택합니다. 위치에 대한 설정은 향후에 변경할 수 있으므로 현재 가장 사용하기 편한 계층 구조를 만듭니다. 설정 후 "저장"을 클릭합니다.
작업공간이 '층'과 '건물'탭만 보입니다. 만일 위치를 '국가', '시', '캠퍼스', '건물', '층'을 선택했다면, '국가', '시', '캠퍼스', '건물', '층'이 오른쪽 탭에 나타날 것입니다.
2. '충' 설정
오른쪽 창에서 '충'탭을 클릭한 후 '층 추가' 버튼을 클릭합니다.
오른쪽에 '층 추가' 창이 나타납니다. 층 추가 창에서 다음의 정보를 입력합니다.
- 층 이름 : 흔히 몇 층인지를 표시합니다.
예) 2층 - 설명 : 층의 용도를 표시합니다.
예) 영업직 - 위치선택 : '건물'을 선택합니다.
'완료' 버튼을 클릭합니다.
새로운 2층이 나타납니다. 상세 정보 입력을 위해 '편집' 버튼을 클릭합니다.
3. 층 평면도 설정
'평면도 추가' 버튼을 클릭한 후 파일을 선택합니다.
평면도 파일을 업로드하면 이제 상세 설정이 가능합니다.
4. '예약 전용 회의실' 설정
좌측 상단에서 '예약 전용 회의실'을 선택합니다. 평면도 위에 사각형, 원형, 직접 그리기 등을 선택하여 회의실을 모양을 설정합니다. 아래 그림에서 사다리꼴 모양으로 직접 만들었습니다. 그리고 다음 내용을 입력합니다.
- 이름 : 회의실 이름을 입력합니다.
예) 2층 개나리 회의실 - 캘린더 : 캘린더를 선택합니다. 일정 통합 메뉴에 생성한 캘린더를 연동합니다.
줌 캘린더를 사용할 경우 계정 설정에서 줌 캘린더를 활성화합니다. (줌 캘린더는 기타 설정의 3번 줌 캘린더 설정을 참조) - 용량 : 회의실에 몇 명까지 참석할 수 있는 지를 표시합니다.
- 새 사진 업로드 : 회의실 전경 사진을 올립니다.
'저장' 버튼을 클릭합니다.
5. '예약 전용 회의실' 설정
좌측 상단에서 '데스크'를 선택합니다. 평면도 위에 자리를 선택한 후 다음 내용을 입력합니다.
- 이름 : 회의실 이름을 입력합니다.
예) 2층 데스크 1 - 캘린더 : 캘린더를 선택합니다. 일정 통합 메뉴에 생성한 캘린더를 연동합니다.
줌 캘린더를 사용할 경우 계정 설정에서 줌 캘린더를 활성화합니다. - 용량 : 회의실에 몇 명까지 참석할 수 있는 지를 표시합니다.
- 새 사진 업로드 : 회의실 전경 사진을 올립니다.
'저장' 버튼을 클릭합니다.
6. QR 코드 다운로드 또는 인쇄
좌석 예약을 완료한 후 사용자가 좌석에 실제로 앉을 때 체크인 프로세스를 진행합니다. 줌 자율좌석 (Workspace Reservation) 시스템의 체크인 프로세스는 사용자가 줌 클라이언트로 QR코드를 스캔하는 것입니다. 따라서, QR 코드를 다운로드하거나 프린트하여 좌석에 배치합니다.
관리자 설정 페이지에 접속한 후 왼쪽 내비게이션 바에서 "관리자 >> 작업 공간 관리 >> 작업 공간"을 선택합니다. 그리고, 오른쪽 '작업 공간' 창에서 '층'탭에서 '층이름'의 오른쪽 끝에 '편집'을 클릭합니다. '작업 공간 QR 코드' 옵션에서 원하는 메뉴를 선택합니다.
'QR 코드 다운로드'를 선택할 경우 아래와 같이 두가지 옵션이 나타납니다.
- 좌석 예약/편집/체크인/체크아웃 등에 사용하는 QR 코드
- 체크인 / 체크아웃에만 사용하는 QR 코드
다운로드를 실행할 경우 모든 데스크 및 회의실에 대한 .zip 파일을 다운로드합니다.
기타 설정
1.지정 좌석 설정 (예약 불가)
관리자 설정 페이지에 접속한 후 왼쪽 내비게이션 바에서 "관리자 >> 작업 공간 관리 >> 작업 공간"을 선택합니다. 그리고, 오른쪽 '작업 공간' 창에서 '층'탭에서 '층이름'의 오른쪽 끝에 '편집'을 클릭합니다. 평면도 밑에 '특정 작업 공간을 예약할 수 있는 특정 그룹 또는 사용자 지정' 옵션에 'Assign Workspaces on floor map'을 클릭합니다.
왼쪽 네비게이션 바에서 좌석 이름을 선택하거나 중앙 평면도에서 데스크 위치를 클릭합니다. 그리고, 'Create a Permanent Desk' 옵션을 클릭합니다.
지정좌석은 사용자가 지정된 좌석 이므로 사용자를 검색하여 할당합니다.
2. 기타 공간 유형 설정하기
관리자 설정 페이지에 접속한 후 왼쪽 내비게이션 바에서 "관리자 >> 작업공간 관리 >> 작업 공간"을 선택합니다. 그리고, 오른쪽 '작업 공간' 창에서 '계정 설정' 메뉴를 클릭합니다.
'작업 공간 유형' 옵션에서 'Add New Type' 옵션을 선택합니다.
"Add New Type" 창에서 이름과 아이콘을 선택한 후 공간 유형을 추가합니다.
작업 공간 유형에 '탕비실'이 추가되었습니다.
이제 '평면도 편집' 화면에 '탕비실'과 '게임방'이 추가된 것을 확인할 수 있습니다.
3. 줌 캘린더 설정
관리자 설정 페이지에 접속한 후 왼쪽 내비게이션 바에서 "관리자 >> 작업공간 관리 >> 작업 공간"을 선택합니다. 그리고, 오른쪽 '작업 공간' 창에서 '계정 설정' 메뉴를 클릭합니다. 'Enable Zoom Calendar Service"를 활성화합니다.
관리자 설정 페이지에 접속한 후 왼쪽 내비게이션 바에서 "관리자 >> 작업 공간 관리 >> 작업 공간"을 선택합니다. 그리고, 오른쪽 '작업 공간' 창에서 '층'탭에서 '층이름'의 오른쪽 끝에 '편집'을 클릭합니다. '평면도 편집'을 클릭합니다. 오른쪽 메뉴 바에서 'Zoom 캘린더 서비사 사용' 옵션이 활성화된 것을 확인할 수 있습니다. 이제 좌석 예약 서비스는 줌의 캘린더를 이용합니다.
4. 자산 설정
관리자 설정 페이지에 접속한 후 왼쪽 내비게이션 바에서 "관리자 >> 작업공간 관리 >> 작업 공간"을 선택합니다. 그리고, 그리고, 오른쪽 '작업 공간' 창에서 '층'탭에서 '층이름'의 오른쪽 끝에 '편집'을 클릭합니다. 그리고 '평면도 편집'을 선택합니다. 평면도 화면에 자산을 입력할 위치 아이콘을 선택합니다. 각 좌석의 특징을 설명합니다 .예를 들면, '모니터', '전화기', '듀얼 모니터', '개인 영상 장비' 등으로 표시합니다. 좌석 예약 시 사용자들은 어떤 자리 인지를 한눈에 파악할 수 있습니다.
3. 아이패드 및 테블릿 연동
줌 자율좌석 시스템은 태블릿을 활용하여 공간 예약 상태를 표시할 수 있습니다. 개인좌석 보다 회의실에 활용합니다.
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